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Logiciel Location Meublée
Gestion de Location Court Terme et Long Terme

Moteur de Réservation

Toutes vos réservations, en provenance des sites, des agences et des portails sont concentrées et gérées depuis le Back-Office. Ergonomique et convivial, il vous aide à contrôler facilement disponibilités, prix, paiements et CRM…

Prix dynamiques

Définissez les prix d’une propriété, basés sur la saisonnalité, la durée, le nombre de personnes… Augmentez vos perfomances à l’aide de nos outils de tarification dynamiques: last minute, « early bids », discounts et évènements.

Gestion de la Maintenance

Affectez, planifiez et controlez les opérations de maintenance et interventions sur site de votre personnel et de vos sous-traitants. Informez les propriétaires. Facturez une fois terminé. Le rapport propriétaire mensuelle intègre loyers et factures.

Planning Personnel

Avec notre Agenda, affectez, planifiez et organisez les tâches de votre personnel et de vos sous-traitants (accueil, checkout, ménage, divers maintenance et entretien). Notifiez les ou informez les en temps réel via les calendriers iCal individuels.

Documents et Emails

FlatsWire intègre un large éventail de templates de mails et de documents (factures, contrats…) pour les clients, les propriétaires et les intervenants. Tous les documents incluent les variables nécessaires et sont éditables et personnalisables.

Rapports gestion et activité

FlatsWire propose un large éventail de rapports hebdomadaires, mensuels et annuels pour vous aider à gérer et à piloter votre activité, vos plannings, votre distribution et votre performance globale…

Espace Propriétaire

L’Espace Propriétaire permet à vos propriétaires de bloquer leurs propriétés eux-mêmes, de suivre leur occupation et de vérifier les paiements des loyers passés ou à venir. Il est accessible depuis le back-office ou en option depuis votre site internet.

Paiements intelligents

FlatsWire travaille avec différents portails de paiement et a installé des fonctions à valeur ajouté comme la vérification des cartes de crédit, les paiemnts récurrents, les prélèvement ou blocage de cautions de sécurité…
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Moteur de réservation

Le Moteur de Réservation fait partie intégrante du logiciel PMS FlatsWire. La gestion centralisée d’un calendrier maître, de méthodes de calcul de prix, de description exhaustive… , rend aisée la recherche de propriétés disponibles et facilité la commercialisation des biens.

Vous pouvez rechercher des appartements disponibles à travers notre outil de recherche. Les résultats (de votre inventaire et éventuellement ceux de vos partenaires managers) sont alors affichés en liste et accompagné de cartes pour faciliter leur géolocalisation.

Vous pouvez également effectuer vos recherches depuis un tableau « Planning » qui affiche la liste d’appartement et le calendrier pour une meilleure visibilité de l’occupation de votre inventaire.

FlatsWire intègre des outils de suivi et de management des réservations, parmi lesquels des fonctions de changement de date, voir de Changement de propriété. Ces fonctions automatisent les calculs de variation de Prix, les modifications de calendrier, les coûts additionnels… 

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Prix dynamiques

FlatsWire a développé une méthodologie unique de pricing des appartements et/ou maisons louées en location meublée, autorisant une gestion dynamique adaptée à la saisonnalité, à la durée de séjour et à la variation du nombre de personnes.

Cette fonction a récemment été complétée par l’introduction d’un outil automatique de « Yield Management » (gestion dynamique des prix) qui ajuste les prix en fonction de critères que vous pré-définissez :

  1. Last minutes / Remises de dernière minutes,
    Exemple : Vous pouvez réduire automatiquement tous les prix de x% si l’arrivée est prévue dans les 30 prochains jours, y% si l’arrivée est dans les 15 prochains jours.
  2. Early bids / Remises sur réservation anticipées,
    Exemple : Vous pouvez réduire/augmenter automatiquement tous les prix (ou une partie des prix) de x% pour des réservations en arrivée dans plus de 3 mois et y% si l’arrivée est dans plus de 6 mois. 
  3. Evènements, salons
    Exemple : Vous pouvez augmenter vos prix sur tous les appartements d’un même quartier à proximité d’un salon ou d’un évènement (salon de la mode, salon de l’habitat, évènements sportifs ou culturels…).

… de nouveaux services sont en cours de développements pour adapter les tarifs à des indicateurs plus pointus comme le taux de remplissage par exemple.

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Gestion de la Maintenance

La gestion d’un parc immobilier important peut générer des interventions régulières et nombreuses de vos équipes de maintenance et d’entretien. FlatsWire a développé un outil puissant et sophistiqué de gestion des opérations de maintenance :

  1. Génération automatique et pilotage de toutes les interventions dans les appartements ou propriétés,
  2. Communication avec les propriétaires,
  3. Gestion des coûts d’intervention et facturation / refacturation,
  4. Gestion des plannings du personnel et des sous-traitants,
  5. Planification des interventions sur site et mise à disposition de calendriers / plannings précis,
  6. Rapport de gestion Propriétaires intégrant l’entretien et la maintenance,
  7. Application Mobile (Iphone et prochainement Android) pour fournir toutes les informations nécessaires à vos équipes,
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Gestion des Plannings personnel

La gestion logistique encadrant les arrivées et les départs des clients est un élément clé de la location meublée.

D’un côté, Flatswire met à disposition un outil central qui permet au client (à travers un Espace client site) ou à l’Agence de mettre à jour les informations d’arrivée, la nécessité d’un taxi,… directement dans FlatsWire. Le Manager récupère automatiquement les informations pertinentes. Toutes les informations sont mises à jour en temps réel et synchronisées dans FlatsWire.

D’un autre côté, FlatsWire génère automatiquement des Evènements ou Actions (Accueil, ménage après séjour, Checkout…) dans un calendrier global en attente d’affectation. Le manager peut alors facilement organiser ses équipes et définir pour chaque tâche en attente un exécutant.

En affectant une Action à un Agent, le calendrier global du planning est mis à jour ainsi qu’un iCal personnel rattaché à l’Agent. Cet iCal peut être importé dans un agenda personnel.

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Templates de Documents et de Mails

FlatsWire met à disposition un ensemble de templates de mails et de documents standards, générés automatiquement. Ils permettent au manager de commencer sans délai sa distribution.

Ces emails et documents sont formatés et intègrent toutes les « variables » nécessaires (les infos clients, les infos sur l’appartement réservé, les prix, les paiements dus ou faits…). FlatsWire met à disposition un large panel de variables (et peut générer celles qui pourraient s’avérer manquantes).

Par philosophie, nos emails ne sont pour l’instant pas automatisés, mais FlatsWire permet d’envoyer des mails multiples en un clic (envoi d’un template à n destinataires dans un contexte donné). Exemple : si vous organisez cette semaine le plannning des arrivées de la semaine prochaine. Une fois le travail de planification terminé, vous pouvez adresser à tous vos clients un mail leur confirmant toutes les infos d’accueil en une seule opération.

Liste des templates de mails avec variables :

  • Confirmation d’une réservation client (incluant le planning de paiement deposit-balance, les paiements déjà effectués, lien vers l’espace client de votre site, …)
  • Confirmation de  réservation aux agences,
  • Confirmation de réservation au propriétaire (incluant le loyer qui lui sera versé),
  • Relance clients pour les infos d’arrivée / départ
  • Envoi des infos d’arrivé / départ,
  • Relance paiement pour les clients,
  • Demande d’autorisation d’intervention au propriétaire
  • Proposition Commerciale incluant une suggestion chiffrée de plusieurs propriétés incluant tous les liens vers les descriptions de ces propriétés),
  • Confirmation d’une HOLD au manager (le calendrier est alors bloqué pendant 48 heures),

Liste des documents avec variables :

  • Voucher confirmation de réservation
  • Contrat de location complet,
  • Facture client,
  • Infos d’accueil et procédures,
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Rapports de Gestion et Rapports d’Activité

FlatsWire fournit une large gamme de rapports hebdomadaires, mensuels ou annuels pour vous accomapgner dans la gestion de votre activité. Nous pouvons créer des rapports spécifiques, selon vos besoins. Nous consulter.

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Espace Propriétaire

Les propriétaires peuvent avoir un accès réservé dans le système avec des droits limités. Cet accès peut s’effectuer au niveau du Back-Office (les fonctions accessibles sont optimisées) ou à travers un « Espace Propriétaire » sur nos sites standards (les fonctions accesssibles peuvent alors être paramétrables).

Les propriétaires peuvent accéder aux fonctions suivantes :

  • Liste de leur(s) en location,
  • Creation de « Lock » : le calendrier est bloqué par le propriétaire sur certaines dates,
  • Accès à leur propre dashboard dans lequel ils visualisent :
    • Les arrivées / départ du jour,
    • Les réservations en cours, à venir ou passée,
    • Un historique des paiements (Dû ou payé / Fait ou à venir)
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  • Visualiser l’occupation de leurs propriétés sur un écran planning,
    owner-space-planning
  • Si le propriétaire prend à sa charge le ménage et/ou l’accueil, accès à son calendrier d’accueil et/ou de ménage.
    Vous pouvez également lui fournir un iCal qu’il pourra importer sur son propre agenda pour l’informer de ces évènements.
    Vous pouvez aussi lui donner accès à l’app mobile « iFlatswire » pour visualiser son planning en temps réel.
  • Accès au rapport de gestion de ses appartements

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Paiements intelligents

Nous avons codé les applications vous connectant aux systèmes de paiement en ligne suivants :

  • ATOS (Société Générale, BNP Paribas…)
  • Crédit Mutuel
  • Stripe,
  • BrainTree / Paypal

Certaines PSP nous permettent de vous apporter des solutions innovantes et originales :

  • Réception sécurisée et stockage (sous forme d’un « token » des informations carte) directement dans le PSP : permet l’envoi sécurisé de booking.com, le stockage et le débit de la carte sans que vous ayez accès aux infos.
  • Contrôle automatisé des codes des cartes de crédit reçus. Permet d’accepter automatiquement ou non les cartes adressées par les portails et de les informer immédiatement à réception en cas de non conformité.
  • Possibilité de débits multiples pour un booking Long-terme dont les paiements sont échelonnés sur plusieurs périodes.